API для автоматизации бухучёта

Сверка и оформление бухгалтерских документов вручную: плюсы и минусы

Многие компании, в основном представители малого и среднего бизнеса, до сих пор ведут бухгалтерию без специальных систем. Данные хранятся в excel-таблицах, документы формируются вручную. Так можно сэкономить деньги, в масштабах небольшой организации сумма кажется заметной.

На практике такой подход может приводить к ещё большим расходам. Нередко он даже мешает работе бизнеса:

• бухгалтеру приходится вручную перерабатывать большие объёмы информации, что повышает риск ошибок. Можно допустить неточность в расчётах, пропустить сроки сдачи отчётности, неправильно оформить платёжные документы. Это грозит штрафами, блокировками счетов
• пока бухгалтер вручную переносит данные, руководство не получает актуальную информацию. А значит, может принять неправильное решение, упустить выгодные возможности.

Что такое автоматизация бухгалтерии и чем она полезна для бизнеса

IT-инструменты помогают решить сразу несколько трудозатратных задач и свести риск ошибок к нулю:

• регистрировать доходы и расходы бизнеса;
• вести бухгалтерский и налоговый учёт;
• составлять отчётность;
• рассчитывать заработную плату и др.

Так системы автоматизации бухучёта освобождают от ручных задач, ускоряя их выполнение, упрощают работу и помогают контролировать бюджет в режиме реального времени. При этом они не заменяют бухгалтера: специалист всё ещё нужен, чтобы определять методологию учёта, контролировать корректность операций, проверять отчёты.

Какие зоны нужно автоматизировать в первую очередь

Первичный учёт. При помощи программ для бухучёта можно оформлять накладные, счета-фактуры, акты.

Налоговый учёт. Сервис может автоматически формировать декларации, книги покупок и продаж, рассчитывать авансовые платежи. Всё это на основании первичных документов, которые уже есть в программе.

Расчёты с сотрудниками. Система может рассчитывать зарплату, размер отпускных и больничных. С помощью программы можно удерживать НДФЛ, перечислять страховые взносы.

Электронный документооборот. Его можно вести прямо в рамках некоторых систем — это исключит потерю бумаг, ускорит согласование.

Взаимодействие с банками. Если связать расчётный счёт с 1С или другой программой, можно получать выписки и отправлять платёжные поручения прямо через неё.

Автоматическая классификация банковских операций через API: принцип работы

Это технология, обеспечивающая прямое программное соединение между расчётным счётом компании в банке и какой-либо программой для ведения бухучёта. Через него передаётся информация обо всех транзакциях. Они анализируются и разносятся по нужным счетам учёта автоматически, бухгалтеру не нужно вручную вносить эти данные в систему.

Современная система API — это интеллектуальный алгоритм, который уже не работает по простым правилам вида «если контрагент X, то статья Y». Он использует технологии машинного обучения. И вот как это работает.

Ключевые этапы обработки операции

Процесс запускается в момент поступления на счёт денег либо их списания. Алгоритм анализирует набор данных:

• имя контрагента;
• назначение платежа;
• сумму;
• номер договора или другие уникальные идентификаторы.

На их основе и с учётом предыдущего опыта система сама принимает решение, к какой статье учёта относится операция. Данные вносятся в систему, а бухгалтер только проверяет их корректность.

Типы операций, которые успешно классифицирует ИИ

Искусственный интеллект несовершенен и не может работать без участия человека. Именно поэтому важен контроль со стороны специалиста.

Лучше всего автоматизируются регулярные хозяйственные операции. Например, переводы контрагентам за сырьё и материалы, платежи за аренду, выплата зарплаты работникам, поступления от постоянных заказчиков, коммунальные расходы.

Если операция сложная или проводится в первый раз, система не сможет автоматически внести данные в систему. Она пометит такую транзакцию как требующую проверки и направит её бухгалтеру, чтобы он посмотрел всё вручную.

Техническая реализация: от банка до 1С

С технической точки зрения система построена на 3 компонентах:

• банковский API;
• облачный сервис обработки;
• учётная система, которую использует бизнес.

Схема передачи и обработки данных

В современных системах всё происходит следующим образом:

1. банк, который поддерживает открытое API, направляет информацию о каждой транзакции в облако сервиса-классификатора;
2. там искусственный интеллект анализирует информацию;
3. в 1С, «Контур.Бухгалтерию», «Эльбу» или другую систему через её API направляется готовая проводка со счётом дебета, кредита, суммой и аналитикой.

Сравнение методов интеграции с бухгалтерскими системами

От того, как именно передаётся информация, зависит скорость обработки данных, надёжность, а также требования к навыкам специалиста.

• При прямой интеграции API-to-API (банк → сервис → система автоматизации) данные обрабатываются практически мгновенно и хорошо защищены. А для настройки системы не нужно специальных навыков: всё делается в веб-интерфейсе.
• Если используется промежуточный файл (CSV, Excel), возникает задержка передачи данных, она составляет от 15 минут до суток. Надёжность средняя, так как есть риск ошибки формата, для работы с такой системой нужны специальные навыки.
• Если нужно вручную заводить данные об операциях по расчётному счёту в 1С, задержка может составить несколько дней. При этом вероятность ошибок довольно высока. Для работы нужна максимальная экспертиза: важно понимать, что и куда вносить. Обычно именно такой метод предполагают бесплатные программы для ведения бухучёта.

Очевидно, что первый вариант — наиболее удобный, надёжный и быстрый. Выбирая банк, важно смотреть, чтобы он предоставлял современный API с полным функционалом. Устаревшие методы выгрузки могут подойти только для микробизнеса, когда операций совсем мало.

Как бизнесу рассчитать экономическую эффективность

Нужно сравнить затраты на автоматизацию с оплатой труда бухгалтера.

• Например, высокооплачиваемый специалист ежедневно тратит 1 час на выгрузку данных вручную. В месяц это около 20–22 рабочих часов.
• API-автоматизация позволяет сократить это время до 1–2 часов (для контроля). Оставшееся время будет сэкономлено.

Таким образом компания может уменьшить количество бухгалтеров в штате. Или они могут потратить освободившиеся часы на другое: финансовый анализ, планирование. А это уже непосредственно влияет на прибыль.

Правовые аспекты и безопасность данных

Когда компания подключает к банковскому API сторонний сервис, важно уделить максимум внимания защите финансовой информации и правильно всё юридически оформить.

• Необходимые соглашения и compliance

Работа с API регулируется договором на РКО (расчётно-кассовое обслуживание), иногда нужно отдельное соглашение об обработке данных. Все операции должны логироваться.

• Меры безопасности при использовании API

При выборе сервиса нужно убедиться, что он работает в соответствии с ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» и стандартами безопасности ЦБ РФ, есть в реестре операторов, осуществляющих обработку финансовой информации. Также нужно ознакомиться с политикой безопасности.

Ответственность за корректность проводок, даже если они сформированы автоматически, несёт компания-налогоплательщик1. Поэтому без контроля бухгалтера не обойтись.

Заключение

В Локо вы можете открыть расчётный счёт для бизнеса онлайн с возможностью бесшовной интеграции с вашей системой ведения бухгалтерского учёта по API. Настройте её, чтобы автоматизировать рутину и оставить больше времени и сил на приоритетные задачи.